معرفی واحد پایان نامه ها
معرفی کارشناسان
| ردیف | نام و نام خانوادگی | سمت | شماره تماس | پست الکترونیک |
| ۱ | علی سراقی | مسئول امور پایان نامه ها | ۰۲۵-۳۲۱۱۰۶۱۱ | |
| ۲ | محمدامین توحیدی نیا | کارشناس پایان نامه ها (دکتری) | ۰۲۵-۳۲۱۱۰۴۱۲ |
شرح وظایف و مسئولیت ها
وظایف مسئول پایانان نامه ها
قبل از دفاع:
۱- تحویل گرفتن فرم های اتمام اساتید راهنما و مشاور پایان نامه و نسخه پایانی از دانشجو
۱-۱- ثبت تاریخ تحویل نسخه پایان نامه و فرم های اتمام
۱-۲- ثبت سنوات دانشجو
۱-۳- ثبت جریمه و تعداد ترم ها
۲- کنترل کامل بودن پرونده دانشجو برای دفاع مثل داشتن طرح تفصیلی و…..
۳- آماده سازی و تکمیل فرم تعیین داور و فرستادن آن به کارشناس مربوطه
۴- تکمیل فرم مجوز دفاع و فرستادن آن به کارشناس مربوطه
۴-۱- (بند ۳و۴)پی گیری و تحویل گرفتن آنها از کارشناس مربوطه و ارجاع آن به کارشناس پایان نامه
۵- تعیین بورس بودن دانشجویان دکتری و تکمیل فرم بورس و تحویل به دانشجو برای ارایه به امور دانشجویی
۶- تطبیق پایان نامه با آیین نامه تدوین پایان نامه ها
۶-۱- اطلاع به دانشجو بعد از تطبیق
۶-۲- کنترل مجدد بعد از اعمال اصلاحات توسط دانشجو
۷-تحویل گرفتن نسخه های اصلاح شده پایان نامه از دانشجو
۷-۱- ارجاع به کارشناس پایان نامه همراه پرونده برای ارسال به داوران
۸-تکمیل و تحویل فرم های کمیسیون موارد خاص به دانشجو
۸-۱- توضیح چگونگی تکمیل فرم ها
۸-۱-۱- مراجعه به سایت وزارت علوم
۸-۱-۲- واریز مبلغ به شماره حساب کمیسیون موارد خاص
۸-۱-۳- مراجعه به کارشناسان (دکتری و ارشد) برای تکمیل خلاصه وضعیت تحصیلی
۸-۱-۴- گرفتن کارنامه ریز نمرات
۸-۱-۵- آماده سازی نامه دانشجو برای امضا ریاست دانشگاه برای کمیسیون موارد خاص
۸-۱-۶- تذکر به دانشجو برای تاخیر اگر مدارکی دال بر خاص بودن دارد بیاوردمثل مدارک پزشکی و…
۸-۱-۷- تحویل گرفتن و کنترل فرم های تکمیلی دانشجو
۸-۱-۸- گرفتن امضا معاون آموزش دانشگاه برای ارسال مدارک
۸-۱-۹- تکمیل نهایی فرها و گرفتن کپی از مدارک
۸-۱-۱۰- فرستادن اصل مدارک به دبیر خانه برای کمیسیون موارد خاص
۸-۱-۱۱- مطابق درخواست کمیسیون موار خاص ، ارسال مدارک درخواستی برخی پرونده ها
۸-۱-۱۲- پی گیری جواب ها از کمیسیون موارد خاص
۸-۱-۱۳- اعلام نظر کمیسیون به دانشجو بعد از رسیدن جواب ها
۸-۱-۱۳-۱- در صورت موافقت کمیسیون ، درخواست آوردن نسخه پایان نامه برای ارسال به داور
۸-۱-۱۳-۲- درصورت مخالفت و داشتن مدارک غیر از آنچه ارسال شده برای ارسال به کمیسیون مجددا
۸-۱-۱۳-۳- تماس با دبیرخانه کمیسیون و درخواست علت عدم موافقت
۹- تکمیل فرم جریمه و تحویل آن به دانشجو برای معاونت اداری مالی
۱۰- تحویل گرفتن کپی فرم جریمه عودتی از اداری مالی برای بایگانی
۱۱- هماهنگی با کارشناسان پایان نامه جهت برگزاری جلسات دفاع
بعد از دفاع
۱۲- ارسال نامه به معاون آموزش جهت اعلام دفاع دانشجویان و پرداخت حق الزحمه اساتید
۱۳- تحویل گرفتن فرم انجام اصلاحات بعداز دفاع از دانشجو
۱۴- کنترل درخواست اساتید در جلسه دفاع از دانشجو و اعمال آن
۱۵- گرفتن آخرین فایل پایان نامه از دانشجو بعد از اعمال اصلاحات جلسه دفاع
۱۶- کنترل پایان نامه و تطبیق آن با آیین نامه تدوین
۱۷- کنترل مجدد اعمال اصلاحات در صورت نیاز به اصلاحات آیین نامه ای و اجازه تکثیر آن
۱۸- تحویل گرفتن پایان نامه تکثیر شده برای الحاق صورتجلسه دفاع
۱۹- تماس برای ارسال پایان نامه برای صحافی
۲۰- تحویل گرفتن دو عدد سی دی پایان نامه و فرم ثبت ایران داک بعد دفاع
۲۱- تحویل دادن فرم تحویل پایان نامه صحافی شده به اساتید راهنماو مشاورو….
۲۲- تحویل گرفتن پایان نامه صحافی شده برای بایگانی
۲۳- تحویل گرفتن فرم امضا شده اساتیدی که پایان نامه صحافی شده را تحویل گرفتند.
۲۴- ثبت بند ۲۲و ۲۳ در پرونده
۲۵- ارجاع دادن دانشجو به کارشناسان دکتری وارشد برای صدور مدرک
۲۵-۱- همراه مدارک کپی صورتجلسه دفاع و فرم تحویل پایان نامه به ضمیمه فرم جریمه
دیگر مسئولیت ها:
۲۶- تحویل گرفتن فرم های ارسالی از معاونت آموزش
۲۶-۱- موضوع های مصوب دانشجویان در تحصیلات تکمیلی
۲۶-۲- تعیین وضعیت پرونده موضوع های مصوب و ارجاع آنها به کارشناسان پایان نامه
۲۶-۳- تعیین وضعیت فرم های تغییر اساتید راهنما و مشاور و تغییر موضوع
۲۶-۴- تعیین تکلیف نامه های دانشجویان به معاونت آموزش و یا ریاست دانشگاه
۲۷- تحویل گرفتن فرهای تعیین پیشینه موضوع ایران داک از دانشجو
۲۷-۱- تعیین تکراری نبودن آن-
۲۷-۲- در صورت داشتن موضوع مشابه ارجاع آن به مدیران گروه ها
۲۷-۳- بعدازاظهار نظر مدیران گروه ها به عدم تکرای بودن،ارجاع به کارشناس برای صدور احکام
۲۷-۴- در صورت تکراری بودن اطلاع به دانشجو و پیشنهاد موضوع دیگر
۲۸- جوابگوی مراجعات دانشجویی حضوری یا تلفنی
۲۸-۱- تعیین تکلیف گذشت سنوات-
۲۸-۲- چگونگی شروع انجام کار پایان نامه و اتمام آن
۲۸-۳- پی گیری موضوع های تصویب شده در گروه ها
۲۸-۴- پی گیری از روند جلسه دفاع و ارسال پایان نامه به داوران
۲۹- جوابگوی درخواست های معاونت های دانشگاه و اساتید
۲۹-۱- درخواست آمار موضوع های مصوب و یا دفاع شده
۲۹-۲- درخواست گواهی شرکت در جلسات دفاع
۳۰- کنترل سی دی پایانی پایان نامه های دفاع شده
۳۰-۱- در صورت ناقص بودن عودت به دانشجو جهت اصلاح.
۳۱- تایید ثبت نهایی ایران داک در سامانه پژو هشکاه علوم و فناوری اطلاعات ایران
۳۱-۱- در صورت ناقص بودن در ثبت عودت جهت اصلاح آن
شرح وظایف کارشناس پایان نامه ها مقطع دکتری
- ثبت موضوع اکسل و اکسس و بایگانی طرح اجمالی
- تهیه نامه ابلاغ موضوع مصوب و ثبت نام در سامانه پیشینه ایرانداک
- قرار دادن نامه ی فوق در سامانه گلستان
- اطلاع به دانشجو برای مراجعه به سامانه گلستان و ثبت نام در سامانه پیشینه ایرانداک (تلفنی/پیامک)
- تحویل گرفتن برگه جوابیه سامانه پیشینه ایرانداک از دانشجو و تعیین گرایش و مقطع و سال ورود دانشجو
- ارسال جوابیه سامانه پیشینه ایرانداک به مدیر گروه بابت تکراری نبودن موضوعات مشابه
- تحویل گرفتن جوابیه از مدیر گروه و انجام پرینت احکام و قرار دادهای اساتید و نامه های مربوط به دانشجو
- ارسال احکام و نامه ها به مدیر و معاون آموزش برای امضا و ثبت دبیرخانه
- اطلاع به دانشجو برای گرفتن احکام و تحویل به اساتید یا تکراری بودن موضوع شان (تلفنی/پیامک)
- تحویل قرار دادهای امضا شده ی اساتید از دانشجو و بایگانی
- تحویل گرفتن طرح تفصیلی بررسی شده در گروه از امور گروه ها و بایگانی در پرونده
- ارائه گواهی تدوین پایان نامه به دانشجویان
- تحویل گرفتن نسخه نهایی رساله از دانشجو جهت ارسال به داور
- تماس با اساتید پیشنهادی مدیر گروه جهت پذیرش داوری رساله دانشجو
- اخذ آدرس از اساتید و هماهنگی با قسمت اداری جهت ارسال نسخه به استاد داور
- گرفتن وقت های آزاد اساتید راهنما و مشاور و داور و توافق در یک تاریخ و ساعت برای تشکیل جلسه
- تماس با دانشجو و دادن اطلاعات مربوط به جلسه همچنین تذکرات لازم جهت شرکت در جلسه پیش دفاع
- اقدامات برگزاری جلسه و هماهنگی مکان جلسه
- پرینت اوراق مربوط به جلسه پیش دفاع
- اطلاع رسانی و ارسال فرم اعلان جلسه به قسمت های حراست و پشتیبانی و دفتر معاونت آموزش
- تهیه فرمی از لیست درخواستی وسیله ایاب و ذهاب اساتید به دانشگاه و اخذ آدرس جهت استفاده از وسیله و ارسال فرم به پشتیبانی
- تهیه و ارسال فرم پیامک جلسه پیش دفاع
- آماده کردن فرم جریمه تاخیر دانشجویان و پیگیری پرداخت آن
- آماده سازی اتاق جلسه پیش دفاع، چیدن رومیزی و بررسی و آماده سازی ویدیو پروژکتور برای دانشجو
- شرکت در جلسه پیش دفاع و مدیریت جلسه، اخذ امضا قرارداد اساتید داور و راهنما و مشاور در صورت عدم ارائه تا قبل از جلسه همچنین گرفتن امضا تمامی اساتید حاضر در جلسه در برگه صورتجلسه پیش دفاع
- هماهنگی وسیله برگشت برای اساتید در اواخر جلسه
- بعد از اتمام جلسه تذکر به دانشجو:
- جهت اخذ امضا اساتید در فرم شماره ۹ موجود در سایت به نام فرم انجام اصلاحات بعد از جلسه پیش دفاع
- هماهنگی جلسه دفاع به عهده دانشجو می باشد
- ارائه یک مقاله از متن رساله در مجلات دانشگاه الزامی است
- اعلام تاریخ و ساعت هماهنگ شده توسط دانشجو جهت جلسه دفاع و اخذ مدارک و فرم های لازم برای جلسه دفاع (فرم شماره۹، پذیرش مقاله، جریمه و …)
- تماس با تمامی اساتید و متذکر شدن این نکته که آیا دانشجو ۳ مورد نسخه قدیم و جدید و برگ اصلاحات را به استاد ارائه داده است؟ و آیا با ایشان هماهنگی لازم جهت برگزاری جلسه انجام شده؟
- شرکت در جلسه دفاع و مدیریت جلسه، در انتهای جلسه بعد از دادن نمره توسط اساتید ثبت در فرم صورتجلسه دفاع و گرفتن امضا تمامی اساتید حاضر در جلسه در برگه و پس از قرائت صورتجلسه توسط استاد راهنما دانشجو سوگند نامه دانش آموختگان دانشگاه معارف اسلامی را قرائت می کند.
- بعد از اتمام جلسه تذکر به دانشجو:
- جهت اخذ امضا اساتید در فرم شماره ۹ موجود در سایت به نام فرم انجام اصلاحات بعد از جلسه پیش دفاع
- هماهنگی جلسه دفاع به عهده دانشجو می باشد
- ارائه یک مقاله از متن رساله در مجلات دانشگاه الزامی است
- آمادگی و هماهنگی لازم جهت برگزاری جلسه دفاع مشابه جلسه پیش دفاع (از شماره ۱۸ الی ۲۴و ۲۶)
- تهیه و ارسال عکس جلسه دفاع و فرم برگزاری جلسه دفاع برای درج در سایت دانشگاه
- ارسال صورتجلسه دفاع برای امضای مدیر گروه و مدیر و معاون آموزشی
- ثبت نمره دفاع در اکسل و اکسس و فایل دفاع شده ها
- ثبت اطلاعات موضوع و اساتید بعد از دفاع در سامانه گلستان
- ثبت اطلاعات اساتید مدعوی که قبلا در سیستم گلستان ثبت نشده اند
- پرینت نامه اعلام نمره و برگزاری دفاع برای معاون آموزش و ریاست*
- مرتب سازی اوراق پرونده و بایگانی پرونده دفاع شده
- کپی برداری از صورتجلسه و آماده سازی نسخه ها برای صحافی
- ثبت درخواست تغییر موضوع و تغییر اساتید دانشجو و انجام مراحل ۲ و ۷
- پرینت گواهی برگزاری جلسه دفاع برای دانشجو
- پرینت گواهی برای حضور اساتید مدعو در جلسه دفاع
- ارسال دعوت نامه برای داوران برای شرکت در جلسه دفاع
- گواهی حضور اساتید هیئت علمی در جلسات دفاع
- اعلام ظرفیت اساتید به امور گروه ها
- انجام آمار در بازه های زمانی مختلف برای جلسات دفاع شده و موضوعات تصویب شده
- آماده سازی و تشکیل پرونده برای دانشجویان جدید الورود
- تهیه برچسب برای پرونده دانشجویان جدید الورود
- جوابگویی تماس تلفنی دانشجویان و اساتید
- جوابگویی حضوری دانشجویان در مورد روند پایان نامه
- ثبت اطلاعات اساتید در فایل بانک اطلاعات
- قراردادن چکیده پایان نامه ها و رساله ها در سایت دانشگاه
- ثبت و نگهداری سی دی ها و فایل های پایان نامه های کارشناسی ارشد و رساله های دکتری
شرح وظایف کارشناس امور پایان نامه (مقطع کارشناسی ارشد)
- ثبت موضوع اکسل و اکسس و بایگانی پیشنهاد موضوع
- تهیه نامه ابلاغ موضوع مصوب و ثبت نام درسامانه پیشینه ایرانداک
- قرار دادن نامه ی فوق در سامانه گلستان
- اطلاع به دانشجو برای مراجعه به سامانه گلستان و ثبت نام در ایرانداک (تلفنی/پیامک)
- تحویل گرفتن برگه جوابیه ایرانداک از دانشجو و تعیین کردن گرایش و مقطع و سال ورود دانشجو
- ارسال جوابیه ایرانداک به مدیر گروه بابت تکراری نبودن موضوع
- تحویل گرفتن جوابیه از مدیر گروه و انجام پرینت احکام و قرار دادهای اساتید و نامه های مربوط به دانشجو
- ارسال احکام و نامه ها به مدیر و معاون آموزش برای امضا و ثبت دبیرخانه
- اطلاع به دانشجو برای گرفتن احکام و تحویل به اساتید یا تکراری بودن موضوع شان (تلفنی/پیامک)
- تحویل قرار دادهای امضا شده ی اساتید از دانشجو و بایگانی
- تحویل گرفتن طرح تفصیلی بررسی شده در گروه از امور گروه ها و بایگانی
- گواهی دادن تدوین پایان نامه برای دانشجویان
- تحویل گرفتن نسخه اصلاح شده از دانشجو برای ارسال به داور
- تماس با اساتید پیشنهادی مدیر گروه جهت پذیرش داوری و ارسال نسخه به استاد داور
- گرفتن وقت های پیشنهادی اساتید راهنما و مشاور و داور برای تشکیل جلسه
- اقدامات برگزاری جلسه و هماهنگی مکان جلسه
- پرینت اوراق مربوط به جلسه دفاع
- اطلاع و ارسال فرم اطلاعیه به حراست و پشتیبانی و دفتر معاونت آموزش
- تعیین ایاب و ذهاب اساتید جلسه دفاع و ارسال فرم آن به پشتیبانی
- ارسال فرم پیامک جلسه دفاع و ایمیل برای درج در سایت دانشگاه
- تماس با دانشجو و دادن اطلاعات مربوط به جلسه
- آماده کردن فرم جریمه تاخیر دانشجویان و پیگیری پرداخت آن
- آماده سازی اتاق جلسه دفاع، چیدن رومیزی و آماده سازی ویدیو پروژکتور برای دانشجو
- شرکت در جلسه دفاع و مدیریت جلسه دفاع
- ارسال عکس جلسه دفاع و فرم برگزاری جلسه دفاع برای درج در سایت دانشگاه
- ارسال صورتجلسه برای امضای مدیر گروه و مدیر و معاون آموزشی
- ثبت نمره دفاع در اکسل و اکسس و فایل دفاع شده ها
- ثبت اطلاعات موضوع و اساتید بعد از دفاع در سامانه گلستان
- پرینت نامه اعلام نمره و برگزاری دفاع برای معاون آموزش و ریاست
- مرتب سازی اوراق پرونده و بایگانی پرونده دفاع شده
- کپی برداری از صورتجلسه و آماده سازی نسخه ها برای صحافی
- ثبت درخواست تغییر موضوع و تغییر اساتید دانشجو و انجام مراحل ۲ و ۷
- پرینت گواهی برگزاری جلسه دفاع برای دانشجو
- پرینت گواهی برای حضور اساتید مدعو در جلسه دفاع
- ارسال دعوت نامه برای داوران برای شرکت در جلسه دفاع
- گواهی حضور اساتید هیئت علمی در جلسات دفاع
- اعلام ظرفیت اساتید به امور گروه ها
- انجام آمار در بازه های زمانی مختلف برای جلسات دفاع شده و موضوعات تصویب شده
- آماده سازی و تشکیل پرونده برای دانشجویان جدید الورود
- تهیه برچسب برای پرونده دانشجویان جدید الورود
- جوابگویی تماس تلفنی دانشجویان و اساتید
- جوابگویی حضوری دانشجویان در مورد روند پایان نامه
- ثبت اطلاعات اساتید در فایل بانک اطلاعات